Obowiązki sprawozdawcze w spółce z o.o.

Czerwiec jest miesiącem, w którym najczęściej odbywają się Zwyczajne Walne Zgromadzenia (w skrócie ZWZ) w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Przyczyną takiego stanu rzeczy są obowiązki sprawozdawcze, wynikające z kodeksu spółek handlowych, ustawy o rachunkowości oraz ustawy o krajowym rejestrze sądowym. Obowiązkiem każdej spółki z o.o. jest sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu z działalności spółki za poprzedni rok obrotowy (najczęściej jest to rok kalendarzowy), a w związku z tym również podjęcie uchwały o rozdysponowaniu wyniku finansowego spółki (podziału zysku lub pokryciu straty) oraz udzielenie absolutorium osobom odpowiedzialnym za kierowanie sprawami spółki, czyli członkom zarządu. ZWZ wymaga zaprotokołowania w formie pisemnej, celem udokumentowania prawidłowości jego zwołania, dokonanych czynności oraz podjętych uchwał.

Pamiętać należy również, iż sprawozdanie finansowe trzeba poddać badaniu przez biegłego rewidenta w przypadku gdy zostaną spełnione co najmniej dwa z poniższych warunków:

1. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
2. suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w polskiej walucie co najmniej 2.500.000 euro;
3. przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.

Odpowiedzialność za sporządzenie wskazanych dokumentów (sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności) ciąży na kierowniku jednostki, którym w spółce z o.o. jest zarząd spółki. Członkowie zarządu w swoich działaniach, ograniczeni zostali następującymi, ustawowymi terminami:

1. 3 miesiące od zakończenia roku obrotowego spółki – obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego;
2. 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego spółki – obowiązek zwołania ZWZ wspólników spółki w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki;
3. 10 dni od dnia zatwierdzania sprawozdania przez ZWZ – obowiązek zgłoszenia zatwierdzonego sprawozdania do właściwego Urzędu Skarbowego,
4. 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania przez ZWZ – obowiązek zgłoszenia sprawozdania do właściwego Sądu Rejestrowego.

Warto pamiętać o innych obowiązkach, związanych ze zwołaniem ZWZ, takich jak chociażby dokonanie zawiadomienia wspólników o ZWZ w odpowiednim terminie i w odpowiedniej formie wynikającej z przepisów kodeksu spółek handlowych lub postanowień umowy spółki, gdyż wszelkie uchybienia w tym zakresie, mogą w konsekwencji doprowadzić do nieważności uchwał podjętych na ZWZ.

W kontekście obowiązków sprawozdawczych spółki, wskazane jest, aby wspomnieć o ciążącej na członkach zarządu odpowiedzialności i ewentualnych sankcjach, które mogą wystąpić w przypadku niewywiązania się z nałożonych na nich przez ustawodawcę obowiązków (niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie sprawozdania finansowego niezgodnego z przepisami ustawy o rachunkowości itp.). Sankcje te to m.in.:

1. kara grzywny;
2. ograniczenie wolności
3. pozbawienie wolności do lat dwóch;

jak również w przypadku nieudzielenia przez ZWZ absolutorium członkowi zarządu – odpowiedzialność odszkodowawcza wobec spółki.

Sankcje, oprócz członków zarządu, mogą dotyczyć również samej spółki, która w najgorszym razie może zostać rozwiązana i wykreślona z Krajowego Rejestru Sądowego.

Jesteś członkiem zarządu w spółce z o.o. ? Nie wiesz jak sporządzić poprawny dokument sprawozdawczy lub protokół z Walnego Zgromadzenia Wspólników ? Zdarzyło Ci się nie dokonać wszystkich wskazanych w niniejszym opracowaniu obowiązków ? Przekroczyłeś wskazane terminy ? Pospiesz się, możliwe, że uda Ci się uniknąć grożących Ci sankcji !